Welche E-Mails dürfen bei einer Betriebsprüfung angefordert werden?
Im Rahmen einer Außenprüfung stritt ein Steuerpflichtiger mit dem Finanzamt über die Frage, welche elektronischen Unterlagen im Prüfungsfall vorgelegt werden müssen. Insbesondere ging es um die Herausgabe von E-Mails und die Frage, ob die Finanzverwaltung ein so genanntes „Gesamtjournal“ verlangen darf – also eine vollständige, exportierte Liste aller E-Mails inklusive Informationen, die keinen steuerlichen Bezug haben.
E-Mails können Handels- und Geschäftsbriefe sein
Ja, steuerliche relevante E-Mails dürfen angefordert werden, denn sie stellen aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe dar. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) bestätigt (Urt. v. 30.4.2025 XI R 15/23) und klargestellt, dass die Anforderung der Betriebsprüferinnen und Betriebsprüfer von Unterlagen „en bloc“ im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung zulässig ist. Außerdem unterliegen steuerlich relevante E-Mails wie z.B. „Vertragsabschlüsse”, „Belege” oder „Eingangs- und Ausgangsrechnungen“ der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und müssen im Prüfungsfall zur Verfügung gestellt werden.
Fazit: Eine sorgfältige organisatorische Trennung zwischen steuerlich relevanten und irrelevanten E-Mails ist für die Prüfungspraxis wichtig – hierdurch lässt sich unnötiger Aufwand und Streit vermeiden.
Pauschale Gesamtforderung aller E-Mails nicht zulässig
Der BFH hat jedoch auch klargestellt, dass Finanzämter kein rechtliches Verlangen ableiten können, ein komplettes E-Mail-Gesamtjournal zu fordern, das z.B.:
▪ alle E-Mails enthält, auch solche ohne steuerlichen Bezug,
▪ erst erstellt werden müsste und nicht ohnehin in dieser Form vorliegt.
Ein solches Gesamtjournal sei nicht Gegenstand der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und daher nicht nach § 147 AO vom Steuerpflichtigen zu erzeugen oder zu übergeben.
Fazit: Es besteht keine Pflicht, ein vollständiges E-Mail-Journal oder einen Rund-um-Export aller internen E-Mails elektronisch aufzubereiten.