Lieber einmal mehr als einmal zu wenig
Muss die USt-IdNr. vor jeder innergemeinschaftlichen Lieferung erneut geprüft werden?
Für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung ist es grundsätzlich erforderlich, dass der Abnehmer eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verwendet. Der liefernde Unternehmer muss dies nachweisen und die Angaben ordnungsgemäß dokumentieren.
Das Finanzgericht Baden-Württemberg hat mit Urteil vom 3.4.2025 (Az.: 12 K 831/24) entschieden, dass eine fehlende qualifizierte Bestätigungsabfrage nicht automatisch zum Verlust der Steuerfreiheit führt. Maßgeblich ist vielmehr, ob sich der Unternehmer auf den sogenannten Vertrauensschutz nach berufen kann.
Praxisbeispiel: Der langjährige Exportkunde
Ein Maschinenhändler aus Nordrhein-Westfalen liefert seit Jahren regelmäßig Ersatzteile und kleinere Industriemaschinen an seinen festen Geschäftspartner in den Niederlanden. Die Abläufe sind eingespielt: Der Kunde bestellt monatlich ähnliche Waren, die Lieferungen werden zuverlässig bezahlt und die Transporte laufen stets über denselben Spediteur.
Zu Beginn der Geschäftsbeziehung hatte der Exporteur alles sorgfältig geprüft: Handelsregisterauszug, USt-IdNr., Ansprechpartner und Lieferanschrift. Zusätzlich führte er eine qualifizierte Bestätigungsabfrage der USt-IdNr. durch und dokumentierte diese sauber in seinen Unterlagen. Auch in den folgenden Monaten kontrollierte er die USt-IdNr. regelmäßig erneut. Beanstandungen gab es nie.
Im Februar versendet der Unternehmer erneut Waren an denselben Kunden. Da die letzte erfolgreiche USt-IdNr.-Prüfung erst kurze Zeit zurückliegt und die Geschäftsbeziehung seit Jahren problemlos verläuft, verzichtet er diesmal auf eine erneute qualifizierte Abfrage unmittelbar vor dem Versand.
Später stellt sich bei einer Betriebsprüfung heraus, dass die USt-IdNr. des niederländischen Kunden zwischenzeitlich deaktiviert worden war. Das Finanzamt möchte deshalb die Steuerfreiheit der Lieferung versagen und deutsche Umsatzsteuer nachfordern.
Genau mit einer vergleichbaren Fragestellung hatte sich das Gericht zu befassen.
Der entschiedene Fall
Geklagt hatte ein Gebrauchtwagenhändler, der zwischen Dezember 2021 und Februar 2022 mehrere Fahrzeuge an eine niederländische Firma lieferte. Vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung prüfte er Handelsregisterauszug, USt-IdNr. und Ausweisdokumente des Geschäftsführers. Zudem führte er bei den ersten Lieferungen regelmäßig qualifizierte Bestätigungsabfragen durch und erhielt jeweils Gelangensbestätigungen.
Bei einer späteren Lieferung unterließ der Händler jedoch eine erneute Abfrage der USt-IdNr. Im Rahmen einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung stellte sich heraus, dass die USt-IdNr. bereits einige Tage zuvor gelöscht worden war. Das Finanzamt behandelte deshalb diese Lieferungen als steuerpflichtig.
Entscheidung des Gerichts
Das Gericht gab dem Händler dennoch Recht. Zwar lagen die Voraussetzungen für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung objektiv nicht mehr vor, da die USt-IdNr. ungültig war. Dennoch greife der Vertrauensschutz:
- Der Händler habe die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachtet.
- Er hatte die USt-IdNr. zuvor regelmäßig überprüft.
- Zwischen der letzten erfolgreichen Abfrage und den streitigen Lieferungen lag nur ein kurzer Zeitraum.
- Es bestanden keine konkreten Zweifel an der Seriosität des Geschäftspartners.
- Zudem lag bereits eine längere und bislang problemlose Geschäftsbeziehung vor.
Nach Auffassung des Gerichts genügt es daher, wenn die USt-IdNr. in angemessenen und regelmäßigen Abständen überprüft wird. Eine erneute qualifizierte Bestätigungsabfrage vor jeder einzelnen Lieferung ist nicht zwingend erforderlich.
Bedeutung für die Praxis
Das Urteil stärkt den Vertrauensschutz für Unternehmer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Dennoch bleibt Vorsicht geboten:
- Bei risikobehafteten Geschäften – insbesondere Barzahlungen, Fahrzeugexporten oder Abholung durch Beauftragte – gelten erhöhte Sorgfaltspflichten.
- Bestehen Zweifel an den Angaben des Abnehmers, müssen weitergehende Prüfungen erfolgen.
- Regelmäßige qualifizierte Bestätigungsabfragen bleiben dringend zu empfehlen.
Gegen die Entscheidung ist zwischenzeitlich ein Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof (Az.: V R 45/25) anhängig. Prinzipiell gilt daher auch weiterhin: Lieber einmal mehr als einmal zu wenig die USt-IdNr. abfragen.