Handlungsbedarf für Unternehmen
Empfangspflicht für E-Rechnungen seit 2025 - Verpflichtung zur Ausstellung ab 2027
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt und gilt grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027. Für kleinere Unternehmen bestehen teilweise verlängerte Übergangsfristen, die spätestens am 31. Dezember 2027 enden.
Welche Formate werden als E-Rechnung anerkannt?
Zur Unterstützung bei der Einführung der E-Rechnung hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) einen umfangreichen FAQ-Katalog veröffentlicht. Darin wird unter anderem erläutert, welche Formate die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Wichtig zu wissen: Eine Rechnung im PDF-Format gilt nicht automatisch als E-Rechnung. Anerkannt werden ausschließlich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931. Dieses Format ermöglicht die automatisierte und maschinelle Verarbeitung von Rechnungsdaten.
Zu den gängigen und anerkannten Formaten zählen insbesondere:
- XRechnung
ZUGFeRD (ab Version 2.0)
GoBD-konforme Archivierung sicherstellen
Mit der Einführung der E-Rechnung steigen auch die Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen ordnungsgemäß gespeichert, archiviert und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen jederzeit verfügbar sind.
Dabei sind die Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu beachten.
Anforderungen an den Rechnungseingang
Unternehmen sollten ihre Prozesse für den Empfang von E-Rechnungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Jede eingehende E-Rechnung sollte auf technische und inhaltliche Korrektheit geprüft werden. Dazu gehören insbesondere:
- die Validierung des verwendeten Formats,
- die Prüfung auf technische Fehler sowie
- die Kontrolle der inhaltlichen Angaben.
Anforderungen an die Rechnungserstellung
Auch bei der Erstellung von E-Rechnungen sind verschiedene Vorgaben zu beachten. Insbesondere müssen sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten sein.
Die Erstellung kann über die eingesetzte Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware erfolgen oder über externe Plattformen abgewickelt werden. Zusätzliche Informationen müssen dabei innerhalb des strukturierten Datensatzes der E-Rechnung hinterlegt werden.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung betrifft weit mehr als die reine technische Rechnungsstellung. Unternehmen sollten insbesondere ihre Prozesse im Bereich Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Archivierung und Dokumentation rechtzeitig überprüfen und anpassen.
Wer frühzeitig handelt, schafft die Voraussetzungen für eine rechtskonforme Umsetzung und vermeidet spätere Anpassungs- und Organisationsaufwände.