Neue Außenprüfungsordnung 2026: Was Unternehmen beachten sollten
Seit dem 10. September 2026 gelten neue Regeln für steuerliche Außenprüfungen. Die neue Außenprüfungsordnung (ApO) ersetzt die bisherige Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000). Ziel der Neuregelung ist es, Betriebsprüfungen künftig schneller, zeitnäher und stärker risikoorientiert durchzuführen.
Die Änderungen haben auch praktische Auswirkungen auf die geprüften Unternehmen. Insbesondere gewinnen eine frühzeitige Vorbereitung, die digitale Bereitstellung von Unterlagen und die fristgerechte Mitwirkung an Bedeutung.
Nachfolgend informieren wir Sie über die wesentlichen Neuerungen.
Stärkere Risikoorientierung und zeitnahe Prüfungen
Die Finanzverwaltung soll Außenprüfungen künftig stärker auf steuerlich relevante Risiken und mögliche wesentliche Steuerausfälle konzentrieren. Bei der Auswahl der zu prüfenden Unternehmen und Sachverhalte können dabei auch Erkenntnisse aus nationalen und internationalen Risikobewertungsverfahren berücksichtigt werden.
Gleichzeitig sollen Außenprüfungen möglichst zeitnah nach Ablauf der betreffenden Besteuerungszeiträume stattfinden. Die bisherige „Sonderregelung“ zur zeitnahen Betriebsprüfung entfällt, da eine zeitnahe Durchführung nun grundsätzlich für sämtliche Außenprüfungen angestrebt wird.
Für Unternehmen bedeutet dies umso mehr, dass steuerlich bedeutsame Sachverhalte bereits während des laufenden Geschäftsbetriebs nachvollziehbar dokumentiert werden sollten. Eine erst Jahre später vorgenommene Aufbereitung kann die Prüfung erheblich erschweren.
Kurze Vorlaufzeiten bei der Prüfungsanordnung
Die Prüfungsanordnung ist dem Unternehmen mit angemessenem zeitlichem Vorlauf bekannt zu geben. Wie bisher, soll die Prüfungsanordnung auch nach der neuen ApO regelmäßig
- Vier Wochen bei Großbetrieben
- Zwei Wochen in den übrigen Fällen
vor Prüfungsbeginn an die Betriebe übermittelt werden.
Damit bleibt nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung unter Umständen nur wenig Zeit, um Unterlagen zusammenzustellen, interne Ansprechpartner festzulegen und organisatorische Vorbereitungen zu treffen.
Unsere Empfehlung: Buchführungsunterlagen, steuerliche Dokumentationen und digitale Datenbestände sollten laufend so organisiert sein, dass diese im Prüfungsfall kurzfristig bereitgestellt werden können.
Änderungen beim Prüfungsumfang und bei Anschlussprüfungen
Großbetriebe und Konzerne sollen grundsätzlich weiterhin fortlaufend geprüft werden. Die neue ApO enthält jedoch ausdrücklich Kriterien, nach denen von einer unmittelbaren Anschlussprüfung abgesehen werden kann.
Bei anderen Betrieben kann der übliche Prüfungszeitraum von drei Besteuerungszeiträumen zur Beschleunigung des Verfahrens auf zwei oder sogar nur einen Besteuerungszeitraum verkürzt werden.
Ein Anspruch auf eine bestimmte Begrenzung des Prüfungsumfangs oder auf eine zeitnahe Prüfung ergibt sich aus den neuen Regelungen allerdings nicht.
Prüfungsort und digitale Bereitstellung von Unterlagen
Die neue ApO erleichtert die Durchführung von Prüfungen außerhalb der Geschäftsräume des Unternehmens. Auch die Prüfung in den Räumlichkeiten der Finanzverwaltung oder an einem anderen geeigneten Prüfungsort, beispielsweise in unserer Kanzlei, kommt in Betracht.
Digital überlassene Unterlagen dürfen von der Finanzverwaltung auf gesicherten Datenverarbeitungssystemen gespeichert und verarbeitet werden. Eine gesonderte Zustimmung des Unternehmens ist hierfür grundsätzlich nicht erforderlich.
Damit gewinnen die geordnete digitale Archivierung und die gezielte Bereitstellung prüfungsrelevanter Daten weiter an Bedeutung.
Verbindliche Vereinbarungen über den Prüfungsablauf
Die Finanzverwaltung und das geprüfte Unternehmen können sogenannte Rahmenvereinbarungen über die konkrete Ausgestaltung der Mitwirkungspflichten treffen.
Darin können insbesondere der zeitliche Prüfungsablauf, Kommunikationswege, Fristen zur Beantwortung von Prüfungsanfragen, Besprechungstermine und die Erreichbarkeit der Ansprechpartner festgelegt werden.
Solche Vereinbarungen können zu einer besseren Planbarkeit und einem effizienteren Prüfungsverfahren beitragen.
Allerdings können Rahmenvereinbarungen einseitig schriftlich gekündigt werden. Sie bieten daher keine uneingeschränkte Sicherheit für den gesamten Prüfungsverlauf. Auch können Prüfungsschwerpunkte oder der Verzicht auf bestimmte Prüfungsfelder nicht verbindlich vereinbart werden.
Verschärfte Folgen bei unzureichender Mitwirkung
Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Regelungen zum sogenannten qualifizierten Mitwirkungsverlangen.
Die Finanzverwaltung kann ein solches grundsätzlich nach Ablauf von sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung erlassen, wenn erforderliche Mitwirkungshandlungen nicht oder nicht ausreichend erbracht wurden und die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen muss grundsätzlich innerhalb eines Monats erfüllt werden.
Bei nicht fristgerechter oder unzureichender Mitwirkung droht ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je vollem Kalendertag der Verzögerung, höchstens für 150 Kalendertage. Unter weiteren Voraussetzungen kommt ein zusätzlicher Zuschlag in Betracht.
Internationale Sachverhalte und steuerstrafrechtliche Risiken
Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten ist eine vollständige Dokumentation besonders wichtig. Nach § 10 ApO ist das BZSt über im Rahmen einer Außenprüfung bekannt gewordene grenzüberschreitende Steuergestaltungen zu informieren, die nicht oder nicht vollständig angezeigt wurden.
Unternehmen sollten ihre internen Prozesse zur Prüfung und Anzeige solcher Sachverhalte regelmäßig überprüfen.
Auch mögliche steuerstrafrechtliche Folgen sind zu beachten. Ergeben sich während einer Außenprüfung ausreichende Anhaltspunkte für eine Steuerstraftat, ist die zuständige Stelle unverzüglich zu informieren. Nach den Vorgaben der ApO ist dies auch dann relevant, wenn ein Strafverfahren lediglich in Betracht kommt. Dadurch kann sich der zeitliche Spielraum für eine strafbefreiende Selbstanzeige nach § 371 AO verkürzen.
Ein angemessenes und tatsächlich umgesetztes Tax-Compliance-Management-System (Tax-CMS) kann in steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Verfahren positiv berücksichtigt werden. So kann das Tax-CMS ein Indiz gegen vorsätzliches oder leichtfertiges Verhalten sein und sich günstig auf die Strafzumessung auswirken. Ein automatischer Schutz vor steuerstrafrechtlichen Konsequenzen besteht jedoch nicht. Entscheidend ist, ob das Kontrollsystem angemessen ausgestaltet ist und in der Praxis tatsächlich funktioniert.
Änderungen bei Konzern- und Lohnsteuerprüfungen
Auch für größere Unternehmen und Konzerne enthält die ApO wichtige Neuerungen.
Konzernprüfungen
Nach § 14 Abs. 1 ApO steigt die Umsatzgrenze für verpflichtende Konzernprüfungen von 25 Mio. Euro auf 50 Mio. Euro. Dies betrifft auch damit verbundene ununterbrochene Anschlussprüfungen.
Unternehmen sollten prüfen, ob sie weiterhin unter die entsprechenden Vorgaben fallen und welche Auswirkungen sich daraus für ihre Prüfungsplanung ergeben.
Fazit: Gute Vorbereitung wird wichtiger
Die neue Außenprüfungsordnung soll steuerliche Außenprüfungen stärker an Risiken ausrichten und beschleunigen. Für Unternehmen sind insbesondere die kurzen Vorlaufzeiten, die Mitwirkungspflichten und die digitale Bereitstellung von Unterlagen relevant.
Rahmenvereinbarungen können die Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung erleichtern, bieten aber keinen uneingeschränkten Schutz vor einem qualifizierten Mitwirkungsverlangen. Werden Mitwirkungspflichten nicht rechtzeitig erfüllt, drohen finanzielle und weitere verfahrensrechtliche Folgen.
Unsere Empfehlung: Unternehmen sollten ihre steuerlichen Prozesse frühzeitig überprüfen. Eine vollständige Dokumentation, ein zuverlässiges Fristenmanagement, klare Zuständigkeiten und sichere Verfahren zur Datenbereitstellung helfen, Außenprüfungen effizient vorzubereiten und vermeidbare Risiken zu reduzieren.