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title: "Welche E-Mails dürfen bei einer Betriebsprüfung angefordert werden?"
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description: Ein Steuerpflichtiger stritt mit dem Finanzamt über die Frage, ob E-Mails und ein „Gesamtjournal“ verlangt werden dürfen. Der Bundesfinanzhof stellt den Umfang der Vorlagenpflicht klar und unterscheidet zwischen steuerlich relevanten E-Mails und nicht steuerlich relevanten E-Mails.
date: 2026-02-25
modified: 2026-02-26
keywords:
  - "Welche E-Mails dürfen bei einer Betriebsprüfung angefordert werden?"
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  - News
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# Welche E-Mails dürfen bei einer Betriebsprüfung angefordert werden?

26.02.2026

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 Welche E-Mails dürfen bei einer Betriebsprüfung angefordert werden?
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 #### Im Rahmen einer Außenprüfung stritt ein Steuerpflichtiger mit dem Finanzamt über die Frage, welche elektronischen Unterlagen im Prüfungsfall vorgelegt werden müssen. Insbesondere ging es um die Herausgabe von E-Mails und die Frage, ob die Finanzverwaltung ein so genanntes „Gesamtjournal“ verlangen darf – also eine vollständige, exportierte Liste aller E-Mails inklusive Informationen, die keinen steuerlichen Bezug haben.

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#### E-Mails können Handels- und Geschäftsbriefe sein

Ja, steuerliche relevante E-Mails dürfen angefordert werden, denn sie stellen aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe dar. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) bestätigt (Urt. v. 30.4.2025 XI R 15/23) und klargestellt, dass die Anforderung der Betriebsprüferinnen und Betriebsprüfer von Unterlagen „en bloc“ im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung zulässig ist. Außerdem unterliegen steuerlich relevante E-Mails wie z.B. „Vertragsabschlüsse”, „Belege” oder „Eingangs- und Ausgangsrechnungen“ der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und müssen im Prüfungsfall zur Verfügung gestellt werden.

Fazit: Eine sorgfältige organisatorische Trennung zwischen **steuerlich relevanten und irrelevanten E-Mails** ist für die Prüfungspraxis wichtig – hierdurch lässt sich unnötiger Aufwand und Streit vermeiden.

#### **Pauschale Gesamtforderung aller E-Mails nicht zulässig**

Der BFH hat jedoch auch klargestellt, dass Finanzämter **kein rechtliches Verlangen ableiten können, ein komplettes E-Mail-Gesamtjournal zu fordern**, das z.B.:
▪ alle E-Mails enthält, auch solche ohne steuerlichen Bezug,
▪ erst erstellt werden müsste und nicht ohnehin in dieser Form vorliegt.

Ein solches Gesamtjournal sei nicht Gegenstand der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und daher nicht nach § 147 AO vom Steuerpflichtigen zu erzeugen oder zu übergeben.

Fazit: Es besteht **keine Pflicht**, ein vollständiges E-Mail-Journal oder einen Rund-um-Export aller internen E-Mails elektronisch aufzubereiten.

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